📘 ESI CRM — Handbuch

Alle Anwendungsfälle, Schritt für Schritt · mit Bild & Direktlink · Stand automatisch aktuell

🚀 CRM öffnen 🎬 2-Min-Onboarding-Tour 🎬 3 Detail-Demos (je 30 Sek.) 📱 Apps & Installation

1. Anmelden — dein Einstieg

Die Adresse für alles: crm.offlinehumanmode.com/business — Login, alle Funktionen, Handbuch und Tour hängen dort dran. Das ist der einzige Link, den du weitergeben musst.

1. Firmen-Kennung: immer klein geschrieben, z. B. exitstrategy. Sie steht auf deiner Einladung.
2. Mit Passwort: Kennung + E-Mail + Passwort. Beim ersten Mal ist es das Einmal-Passwort aus deiner Einladung — bitte sofort ändern.
3. Oder „🔓 Mit OHM anmelden": nutzt dein OHM-Konto von app.offlinehumanmode.com ohne Passwort. Voraussetzung: ein Admin deiner Firma hat dich vorher eingeladen. Gehörst du zu mehreren Firmen, fragt das CRM, in welche du willst.

Bild: Login-Bildschirm

▶ Zum Login

2. Eigene Firma anlegen & Team einladen

1. Auf dem Login-Bildschirm „🏢 Neu hier? Firma anlegen" aufklappen.
2. Firmenname, Kurzkennung (slug), deine E-Mail + Passwort → „Firma anlegen + einloggen". Du bist sofort Admin deiner eigenen, vollständig isolierten Firma.
3. Tab Team → E-Mail + Rolle wählen → „+ Einladen". Ohne Passwort erzeugt das CRM ein Einmal-Passwort (einmalig angezeigt — weitergeben!).

Bild: Team-Tab

▶ Team öffnen

↳ 🎭 Rollen & Rechte — wer darf was?

Die Rolle ist die einzige Stellschraube, die du beim Einladen setzt — sie entscheidet, was die Person sieht und tun darf. Es gibt keine Häkchenliste einzelner Rechte: Das hält die Vergabe schnell und verhindert versehentlich zusammengeklickte Rechtekombinationen. Reicht dir keine Rolle, sag uns Bescheid.

Die 4 Rollen, die du im Alltag brauchst

Alle 12 Rollen im Überblick

Die restlichen Rollen sind für Spezialfälle — externe Partner, Kunden, Analysten. Du musst sie nicht kennen, um zu starten.

Rolle ändern oder Zugang entziehen

1. Rolle ändern: Tab Team → bei der Person die Rolle neu wählen. Wirkt, sobald sie sich das nächste Mal anmeldet.
2. Zugang entziehen: Person deaktivieren — Login sofort gesperrt, ihre Daten (Leads, Notizen, Belege) bleiben erhalten. Das ist der richtige Weg beim Ausscheiden, nicht das Löschen.
3. Vier-Augen bedenken: Nimmst du dem vorletzten Compliance Reviewer die Rolle, können keine Auszahlungen mehr freigegeben werden. Immer mindestens zwei vorhalten.

▶ Team öffnen

2b. 🏢 Firmendaten — sie stehen auf jeder Rechnung

Im Team-Tab, unterhalb der Mitgliederliste. Der kürzeste Weg dorthin: Firmen-Umschalter öffnen → ✏️ Firmendaten bearbeiten →.

• Firmenname, wie er auf Dokumenten stehen soll
• Anschrift: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land
• UID / USt-IdNr., Firmenbuchnummer und -gericht
• Vertreten durch, Telefon, E-Mail, Web
• IBAN und BIC — verschlüsselt gespeichert

Vor der ersten Rechnung ausfüllen. Diese Angaben erscheinen als Absender auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Fehlen sie, geht das Dokument ohne erkennbaren Aussteller raus — und ist für den Vorsteuerabzug des Kunden wertlos. Deshalb steht „Firmendaten eintragen“ als erster Punkt der Einrichtungs-Checkliste.

Ein falsch eingetragener Wert lässt sich auch wieder leeren — ein leeres Feld heißt hier „entfernen“, nicht „unverändert“.

3. Heute — das CRM sagt dir, was ansteht

Der Start-Tab zeigt alles, was dich braucht: fällige Aufgaben, Wiedervorlagen, Entwürfe, Freigaben, offene Unterschriften. Jede Zeile ist antippbar. 🔊 Vorlesen liest das Briefing vor (on-device, keine Cloud).

Bild: Heute-Briefing

🤝 Beziehungen warm halten — ohne zu spammen

Gute Beziehungen kühlen ab, wenn man sich nicht meldet — aber niemand mag Kalender-Spam. Deshalb arbeitet das CRM mit Beziehungs-Tiers und erinnert dich nur im Heute-Briefing (keine Push-Nachrichten, keine E-Mails an dich, und es wird niemals automatisch jemand angeschrieben):

1. Im Leads-Tab wählst du pro Kontakt ein Tier: 🟢 Inner Circle (alle 7 Tage), 🔵 Aktiv (alle 30 Tage), 🟡 Warm (alle 90 Tage) oder ⚪ Archiv (nie erinnern). Ohne Auswahl passiert nichts — Warmhalten ist opt-in pro Kontakt. Die Rhythmen folgen der Beziehungsforschung (enge Kontakte wöchentlich, lose quartalsweise).
2. Ist ein Kontakt länger still als sein Rhythmus, erscheint er im Heute-Briefing unter „🤝 Beziehungen pflegen" — mit „letzter Kontakt vor X Tagen", am stärksten überfällige zuerst (max. 5, damit es machbar bleibt).
3. Als „Kontakt" zählt jede erfasste Aktivität (📝 Notiz, Anruf, Termin). Nach dem Gespräch kurz eine Notiz setzen — der Zähler beginnt von vorn.
4. 🎁 Anlässe: Geburtstage (nächste 7 Tage) sowie gewonnene Deals, bezahlte Rechnungen und gelaufene Termine (letzte 7 Tage) erscheinen im Heute-Briefing als konkrete Kontaktanlässe — Give-first statt leerem „wollte mich mal melden". Den Geburtstag erfasst du direkt beim Lead-Anlegen (optionales Feld 🎂).
5. 💤 Schlafende Kontakte: Kontakte mit früher intensiver Historie (≥3 Aktivitäten), die seit über 6 Monaten still sind, tauchen automatisch auf — die Beziehungsforschung zeigt: Reaktivierung schlägt Kaltakquise, denn dort ist Vertrauen schon da.
6. 💬 KI-Entwurf: „💬 Entwurf" am Lead lässt das lokale Modell auf unserem eigenen Server aus deinen Notizen eine persönliche, give-first-Nachricht entwerfen (max. 80 Wörter, deine Daten verlassen den Server nicht). Du bearbeitest den Text frei — gesendet wird nur, wenn du sendest, niemals automatisch. Lokales Modell = 1–2 Min Wartezeit.
7. 📲 Ein-Klick-Senden: Im Entwurf-Fenster öffnen 🟢 WhatsApp / 🔵 Telegram / ✉️ E-Mail den jeweiligen Kanal mit dem fertigen Text — du drückst selbst auf Senden. Das CRM notiert die Aktivität, und der Warmhalte-Zähler startet neu.

Bild: überfällige Kontakte im Heute-Briefing

▶ Heute öffnen ▶ Tiers im Leads-Tab setzen

4. ✨ Self-writing: Aus Anruf wird ein Lead

Der Wow-Flow: Du tippst nichts ab — die KI schreibt den Entwurf, du bestätigst.

1. Tab Entwürfe → Anruf-Transkript oder Sprachnotiz einfügen → „✨ Entwurf erstellen".
2. Die KI erkennt: Name, E-Mail, Telefon, Interesse, Budget (💶), Folgetermin (📅), nächste Aktion (➡️) und ein Trust-Signal (🛡️).
3. „✓ Als Lead übernehmen" — Name ggf. kurz korrigieren, fertig. Bei erkanntem Termin legt das CRM automatisch die Nachfass-Aufgabe an.

Bild: Entwurf mit KI-Erkennung

▶ Entwürfe öffnen 🎬 Demo ansehen

5. Kontakte & die Kundenakte

Der Tab heißt 👥 Kunden & Leads und enthält beides: Interessenten und fertige Kunden. Der wichtigste Knopf jeder Zeile ist 📁 Kundenakte öffnen — ein Klick auf den Namen tut dasselbe.

Was in der Kundenakte steht

Fast alles zu einem Menschen. Die Akte ist in Abschnitte gegliedert, die sich auf- und zuklappen lassen; zugeklappt zeigt jeder Abschnitt bereits eine graue Vorschau seiner Werte und einen Zähler, damit man nicht suchen muss:

• 📋 Stammdaten — Anrede und Briefanrede getrennt („Herr“ ist etwas anderes als „du/Sie“), Name, beide Telefonnummern, Status, Geburtsdatum, Kundennummer.
• 🏠 Adresse — Straße, Hausnummer, Zusatz, PLZ, Ort, Land, Staatsbürgerschaft.
• 🔐 Datenherkunft / DSGVO — woher der Kontakt stammt und ob eine Einwilligung vorliegt. Das ist die Angabe, nach der im Ernstfall gefragt wird.
• 🏦 Bankverbindung — IBAN/BIC, verschlüsselt gespeichert. Bestehende Werte werden aus Sicherheitsgründen nie angezeigt; ein leeres Feld heißt „unverändert“.
• 👤 Beziehungen — Ehepartner, Kind, Firmenpartner. Beidseitig sichtbar, und „👤 öffnen“ springt direkt zur anderen Akte.
• 📄 Verträge — alle Verträge dieses Kunden, mit Weg in die firmenweite Liste.
• 📎 Dokumente & Legitimation — Reisepass, Personalausweis, Verträge. Mit Art, Fassung und Stand; eine falsch abgelegte Datei lässt sich einzeln entfernen.
• 🕘 Verlauf (nur Admin) — wer wann welches Feld geändert hat.

Rollen-gestaffelt: ein Tippgeber sieht nur die Stammdaten, ein Berater zusätzlich Adresse, Verträge, Dokumente und Beziehungen, ein Administrator dazu die Bankverbindung und den Verlauf. Sensible Abschnitte werden für niedrigere Rollen nicht nur zugeklappt, sondern gar nicht erst geladen.

Die Abkürzungen in der Zeile

• 📝 Notiz — Gesprächsnotiz an den Kontakt heften.
• 📅 Aufgabe — „Nachfassen: <Name>“ mit Fälligkeit → erscheint unter Aufgaben und im Heute-Briefing.
• ⏱️ Zeit — Zeiterfassung, die sich zu einer Sammelrechnung bündeln lässt.
• 📎 Dok — Dokument hinzufügen: ein Formular mit sichtbarer Auswahl der Dokumentart, Datei ODER Link, Ablaufdatum und Kündigungsfrist. Gleicher Name = neue Fassung, die alte bleibt als Historie.
• 🗑️ DSGVO-Löschung — Recht auf Vergessenwerden (Art. 17). Fragt den Namen zur Sicherheit ab. Gibt es aufbewahrungspflichtige Belege, wird anonymisiert statt gelöscht; das Persönliche geht in beiden Fällen weg — samt der hochgeladenen Dateien.
• 📥 CSV importieren — Kopfzeile name,email,phone,interest, eine Zeile pro Kontakt.

Suchen statt scrollen: über der Liste steht ein Suchfeld, das Name, E-Mail und Telefon durchsucht. Findet es nichts, sagt es das — statt eine leere Liste zu zeigen.

Wenn zwei gleichzeitig arbeiten: speichert jemand anderes denselben Kontakt, während du ihn offen hast, wird deine Eingabe nicht stillschweigend drübergeschrieben. Das CRM meldet den Konflikt und nennt die betroffenen Felder.

6. Partner, KYC & Lizenz

1. Tab Partner → anlegen (Tippgeber, Makler, Bauträger …). Jeder Partner bekommt ein 🛡️ Trust-Signal.
2. „KYC starten" → Prüfung läuft; Freigabe braucht zwei verschiedene Prüfer.
3. „Lizenz prüfen" (nur Nicht-Tippgeber): erst mit verifizierter Lizenz wird ein Partner canBroker.

▶ Partner öffnen

7. Pipeline (Deals)

Chancen mit Wert und Stufen: Offen → Angebot → Verhandlung → Gewonnen/Verloren. Die Summen (offen/gewonnen, Win-Rate) siehst du unter Berichte.

▶ Pipeline öffnen

8. 📆 Termine: Buchungslink & Stream-Raum

Wie Calendly — aber souverän und mit Video-Raum inklusive:

1. Tab Termine → Titel + Dauer + Treffpunkt (🎥 OHM Stream-Raum = automatischer Meeting-Link) → „+ Buchungslink erzeugen".
2. Link per Teams/WhatsApp/E-Mail senden. Der Gast wählt ohne Login eine freie Zeit (das CRM schlägt nur freie Slots vor).
3. Nach Bestätigung: ein Klick verbindet beide im Stream-Raum. Danach: „📋 Feedback" erfasst das Ergebnis als Aktivität.

Bild: Gast bucht & erhält den Raum-Link

▶ Termine öffnen 🎬 Demo ansehen

9. 🧾 Rechnung, Zahlung & Freigabe

1. Tab Rechnungen → Kunde + Positionen (Beschreibung; Menge; Preis) → Summe + MwSt rechnet das CRM.
2. Optional „Zahlbar an": IBAN oder Krypto-Wallet-Adresse — erscheint auf der Rechnung.
3. „🧾 Öffnen" → Kunden-Link (druckbar als PDF). „💶 Zahlung" → Eingang erfassen (Bank/Krypto/Bar, Teilzahlungen möglich).
4. Vollständig gedeckt → Status „Bezahlt" + Hinweis: Leistung kann freigegeben werden — du gibst frei, nie das System.

Bild: Rechnung mit erfassten Zahlungen

▶ Rechnungen öffnen 🎬 Demo ansehen

🆕 📄 Angebote → Annahme → Deal → Rechnung

1. Im Rechnungen-Tab „Angebot erstellen" — Positionen wie bei einer Rechnung (Beschreibung; Menge; Preis), Summe + MwSt rechnet das CRM.
2. Dein Kunde bekommt einen Annahme-Link (ohne Login). Klickt er „Annehmen", entsteht automatisch ein Deal (Stufe Verhandlung) in deiner Pipeline — inkl. Kommentar des Kunden.
3. Ein Klick auf „→ In Rechnung umwandeln" macht 1:1 die Rechnung mit denselben Positionen (nur einmal möglich, damit keine Doppel-Rechnung entsteht).

▶ Angebote öffnen

🆕 📥 E-Rechnung (XRechnung 3.0)

Jede Rechnung lässt sich als maschinenlesbare E-Rechnung im Standard XRechnung 3.0 (UBL-XML) exportieren — Pflicht im Behörden-Geschäft (B2G) und beim B2B-Empfang. Dein Steuerbüro oder Kunde liest sie automatisch ein, kein Abtippen. Abruf pro Rechnung über den E-Rechnung-Export.

▶ Rechnungen öffnen

🆕 ⏱️ Zeiterfassung → Monats-Sammelrechnung

1. Am Lead „⏱️ Zeit" erfassen: Beschreibung, Minuten, Stundensatz — für jede geleistete Tätigkeit.
2. Im Rechnungen-Tab den Auslöser „Monatlich: erfasste Zeiten" wählen. Der Monatslauf bündelt alle offenen Zeiten je Kunde zu EINER Rechnung — eine Position pro Eintrag (Stunden × Satz), automatisch berechnet.
3. Abgerechnete Zeiten werden markiert und nie doppelt fakturiert.

▶ Leads öffnen

🆕 📑 Vertragsregister (Ablauf & Kündigungsfrist)

Beim Hinterlegen eines Dokuments am Lead (📎 Dok) kannst du ein Ablaufdatum und eine Kündigungsfrist angeben. Das Heute-Briefing warnt rechtzeitig (≤ 60 Tage vor Ablauf bzw. vor Ende der Kündigungsfrist) — so verpasst du keine Verlängerung und keinen Kündigungstermin mehr.

▶ Heute öffnen

🆕 📣 LinkedIn-Post-Entwürfe bei Erfolgen

Gewinnst du einen Deal, schlägt das Heute-Briefing einen fertigen LinkedIn-Post-Entwurf vor — entworfen vom lokalen Modell auf unserem Server, anonymisiert (keine echten Kundennamen). Du bearbeitest ihn frei und postest selbst — nie automatisch. So wird aus jedem Erfolg sichtbare Reichweite, ohne Extra-Aufwand.

▶ Heute öffnen

10. ⚙️ Automatische Rechnung & Mahnwesen

1. Tab Rechnungen, Karte „⚙️ Automatische Rechnungsstellung": Auslöser wählen — bei bestätigtem Termin oder bei erledigter abrechenbarer Aufgabe (Standard: aus).
2. Eigenen SMTP-Server der Firma hinterlegen (Host, Port, Benutzer, Passwort — das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt). „✉️ Test-Mail" prüft die Verbindung sofort.
3. Danach entstehen Rechnungen automatisch (stündlich, oder sofort per „▶️ Jetzt ausführen") und gehen per Mail an den Kunden — von eurer Absenderadresse.
4. Mahnwesen: Häkchen setzen + Mahnstufen in Tagen (z.B. 7,14,30). Überfällige Rechnungen bekommen automatisch eskalierende Erinnerungen (freundlich → 2. Mahnung → letzte Mahnung) — jede Stufe nur einmal. Verlauf je Rechnung: Button „📮 Mahnungen".

▶ Einstellungen öffnen

11. 🏦 Kontoauszug-Import (Zahlungsabgleich)

1. Tab Rechnungen → „🏦 Kontoauszug importieren": CSV- oder MT940-Datei deiner Bank hochladen. Kein Bank-Login nötig — nur die Export-Datei.
2. Das CRM ordnet Zahlungen automatisch zu, wenn Betrag passt und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht → Rechnung springt auf „Bezahlt".
3. Unklare Buchungen landen in einer Prüfliste mit Vorschlägen — ein Klick ordnet sie manuell zu.

▶ Rechnungen öffnen

12. 📸 Belege fotografieren & zuordnen

1. Tab Belege (für alle Mitarbeitenden & Gesellschafter sichtbar): Beleg abfotografieren (Kamera öffnet direkt am Handy) oder Bild hochladen — das Foto wird automatisch verkleinert.
2. 🔍 OCR liest den Beleg automatisch aus — Händler, Betrag, Währung, Datum und USt-Satz, in jeder Sprache (auch ausländische Belege). Das OCR läuft souverän auf unserem eigenen Server (lokales Vision-Modell) — deine Belegdaten verlassen den Server nicht. Eigene Eingaben haben immer Vorrang; OCR füllt nur, was du leer gelassen hast. Das CRM clustert automatisch (Fahrtkosten, Bewirtung, Büro, IT, Miete, Material …) und schlägt einen Kunden bzw. ein Projekt vor.
3. ⏳ Im Hintergrund: Das Foto ist sofort hochgeladen; das Auslesen läuft in einer Warteschlange (Status „⏳ OCR läuft…", Liste aktualisiert sich selbst). Du kannst weiterarbeiten oder die App schließen.
4. 🔎 Prüfliste mit Seite-an-Seite-Ansicht: „🔎 Prüfen" zeigt links das Foto, rechts die ausgelesenen Felder zum Korrigieren — ein Klick bestätigt. Belege, die das System mit ≥95 % Sicherheit erkannt hat, werden aus der Prüfliste herausgefiltert („✓ Sicher erkannt", auf Wunsch einblendbar) und lassen sich mit „✓✓ Alle sicheren bestätigen" gesammelt übernehmen.
5. 🌍 Fremdwährung: Belege in USD, CHF, TRY … werden per EZB-Tageskurs in EUR umgerechnet — der Kurs wird als dokumentierter Snapshot am Beleg gespeichert (nachvollziehbar fürs Steuerbüro). Ist gerade kein Kurs verfügbar, zeigt die Liste „⚠️ Kurs fehlt" und der Beleg zählt erst nach Umrechnung.
6. Vorschlag prüfen, ggf. Kategorie/Zuordnung ändern → „✓ Bestätigen". Erst bestätigte Belege zählen — Kategorie „Privat" bleibt immer außen vor.
7. Bestätigte Belege fließen automatisch in die GuV (Ausgabenseite) und in den „📥 Ausgaben-CSV"-Export fürs Steuerbüro.

Bild: fotografierte Belege mit automatischem Kategorie- & Kunden-Vorschlag

▶ Belege öffnen

13. 📦 Inventar & Einkauf

1. Tab Inventar: Produkte mit Einheit, Meldebestand und Preisen anlegen.
2. Einkauf erfassen (Lieferant + Positionen) → „✓ Wareneingang" bucht den Bestand automatisch hoch.
3. Rechnungspositionen mit Produktbezug buchen den Bestand runter. Fällt er unter den Meldebestand: „Nachbestellen!"-Warnung.
4. Erhaltene Einkäufe zählen automatisch als Ausgaben in der GuV.

▶ Inventar öffnen

13b. 📄 Verträge & Courtage

Der Verträge-Tab zeigt alle Verträge der Firma, quer über alle Kunden. Jede Zeile nennt den Kunden beim Namen, und „👤 Kunde öffnen“ springt in seine Akte. Umgekehrt führt aus der Akte ein Weg in die firmenweite Liste.

• Statusfilter — aufrecht, Angebot, oder ⛔ nur stornierte. Stornierte Verträge verschwinden nicht, sie sind über diesen Filter erreichbar.
• 💶 Courtage — verknüpft einen Vertrag mit einem Kooperationspartner und dessen Tarifgruppe. Beides wählt man über den Namen; die Tarifgruppen werden nach der Partnerwahl nachgeladen, weil sie am Partner hängen.
• 💶 Tarife je Kooperationspartner — die Courtage-Sätze, gegen die abgerechnet wird.

Die Soll-Ist-Übersicht (was einem Partner zusteht gegen das, was er bekommen hat) steht nicht hier, sondern ganz oben im Provisionen-Tab — dort, wo man sie sucht.

14. Provision & Auszahlung (Vier-Augen)

Zwei Schritte, zwei Tabs — in dieser Reihenfolge:

1. Provisionen: Empfänger über den Namen wählen (die Vorschlagsliste füllt sich selbst), Basisbetrag und Satz eintragen → berechnen → freigeben. Ganz oben in diesem Tab steht die 📊 Soll-Ist-Übersicht.
2. Auszahlungen: eine freigegebene Provision aus der Liste wählen — sie ist mit Betrag, Empfänger und Art beschriftet. Ist die Liste leer, fehlt Schritt 1.

🛡️ Prüfen zeigt KYC-, Trust- und Vier-Augen-Stand vorab. Die Freigabe braucht zwei verschiedene Compliance-Reviewer — eine Person allein kann nicht beide Schritte zeichnen.

Das CRM bewegt kein Geld. Es dokumentiert die Freigabe; überwiesen wird außerhalb.

15. Kunden-Portal (auch für 60+)

1. Tab Kunden → Nachricht/Dokument anlegen → Kunden-Ansicht wählen: 👵 Senioren-Modus (groß, nur 3 Aktionen: lesen · Dokument öffnen · unterschreiben) oder Standard.
2. Link per Teams/WhatsApp/SMS senden — kein Download, kein Login für den Kunden.
3. Der Kunde unterschreibt direkt am Bildschirm; Status (geöffnet/unterschrieben) siehst du im CRM und im Heute-Briefing.

Bild: Senioren-Modus — bewusst nur das Nötigste

▶ Kunden öffnen

↳ 🆕 📨 Kunde antwortet direkt — kein Medienbruch mehr

Bisher endete jede Kundenkommunikation in WhatsApp oder E-Mail — der Faden riss, nichts kam zurück ins CRM. Jetzt kann der Kunde auf demselben Link antworten, den du ihm ohnehin geschickt hast: ohne App, ohne Login, mit einer großen Antwort-Box direkt unter der Nachricht.

1. Der Kunde tippt seine Antwort auf seiner Portal-Seite → sie landet in deinem neuen Tab 📨 Posteingang (fett = ungelesen).
2. Du öffnest den Gesprächsfaden, liest und antwortest zurück — der ganze Verlauf bleibt im CRM.
3. Ist der Kunden-Kontakt eine E-Mail, bekommt er automatisch eine Benachrichtigung mit dem Link (von eurer Absenderadresse). Sonst sieht er deine Antwort, sobald er den Link erneut öffnet.

▶ Posteingang öffnen

🆕 📁 Datentresor — großer Datei-Ordner für Kunden (Upload bis 30 GB)

Wenn ein Kunde dir große Dateien schicken muss (Videos, Scans, Fotostrecken, Baupläne), gibst du ihm einen temporären Upload-Ordner — ohne dass er ein Konto braucht und ohne Größenlimit im Postfach.

1. Tab 📁 Datentresor → „Ordner anlegen" (Kundenname, optional Kontakt, Größe bis 30 GB, Freitage — Standard 3). Du bekommst einen Link.
2. Link an den Kunden schicken. Er öffnet ihn im Browser, zieht Dateien hinein (mehrere gleichzeitig, mit Fortschrittsbalken) — kein Login, keine Installation. Ihr könnt beide herunterladen.
3. Automatische Löschung: Nach Ablauf der Freitage wird der Ordner samt allen Dateien endgültig gelöscht — außer du verlängerst ihn („⏱️ Verlängern"). So bleiben keine Altlasten liegen und die Speicherkosten unter Kontrolle.
4. Verlängerung ist der bezahlpflichtige Teil: du erfasst die Zahlung separat (das CRM bewegt kein Geld), das System merkt sich nur die zusätzlichen Tage.

Bild: der Kunde lädt hoch — läuft nach 3 Tagen automatisch ab

▶ Datentresor öffnen

🆕 📝 Notizen — wie Google Keep, nur verschlüsselt

Schnelle Gedanken, Besprechungsnotizen, Projektideen — sofort festgehalten, sofort wiedergefunden, und niemand außer deinem Team kann sie lesen.

1. Tab 📝 Notizen: Titel/Text schreiben, optional Tags vergeben (z.B. SILAS) — Tags sind deine Notizbücher/Projekte und erscheinen als klickbare Chips.
2. 🔎 Suche findet sofort in Titel, Text und Tags — während du tippst, wie bei Google Keep.
3. 📌 Anpinnen hält Wichtiges oben, Farben (🟡🔵🟢🔴) gliedern visuell, „📂 Kopieren in…" legt eine Kopie der Notiz in ein anderes Projekt-Notizbuch (das Original bleibt).
4. 🔐 Sicherheit: Titel und Text werden AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert (128-Bit-Marge selbst gegen Quantenangriffe — dieselbe Verschlüsselung wie bei KYC-Daten). In der Datenbank steht nur Chiffrat; die Suche läuft deshalb geschützt auf dem Server nach der Entschlüsselung.

Bild: Notizen mit Projekt-Tags und Live-Suche

▶ Notizen öffnen

16. 🏠 Immobilien (Makler-Modul)

1. Immobilie anlegen (Art, Kauf/Miete, Preis, Zimmer, m², Ort, Foto).
2. 🔎 Suchprofil je Käufer anlegen (Ort, max. Preis, min. Zimmer …).
3. An der Immobilie: „🔎 Käufer" zeigt automatisch passende Suchprofile → Käufer wählen → das CRM entwirft die Nachricht mit Exposé-Link, du sendest sie.
4. „🧾 Exposé" = öffentliche, druckbare Objektseite. „📅 Besichtigung" = Buchungslink für den Interessenten. Danach „📋 Feedback" im Termine-Tab.

Bild: Objekt mit Auto-Match

▶ Immobilien öffnen

17. 💹 Berichte, GuV & Steuerberater-Export

Tab Berichte: Leads nach Status & Trust, KYC-Stand, Pipeline-Werte + Win-Rate, Umsatz (bezahlt/offen), gebuchte Termine, offene Aufgaben/Entwürfe — auf einen Blick.

1. 💹 GuV auf Knopfdruck: Zeitraum wählen → „🔄 Berechnen" zeigt Erlöse (bezahlte Rechnungen), Ausgaben (erhaltene Einkäufe + bestätigte Belege) und Gewinn — je Monat aufgeschlüsselt.
2. 📥 DATEV-Export: EXTF-Buchungsstapel-CSV (freies Standardformat — dein Steuerbüro importiert es direkt in DATEV). Debitoren-/Erlöskonto (SKR-Nummern vom Steuerberater) einmalig in den Rechnungs-Einstellungen hinterlegen.
3. 📥 CSV-Export (Standard): softwareunabhängig (Datum, Belegnummer, Kunde, Netto, USt, Brutto, Konto) — für Kanzleien ohne DATEV (z.B. BMD/RZL in Österreich).
4. 📥 Belege/Ausgaben-CSV: alle bestätigten Belege (Datum, Kategorie, Lieferant, Betrag, USt, Kunde/Projekt) — die Ausgabenseite für die Kanzlei.

▶ Berichte öffnen

18. 🎤 Eva — Sprachassistentin

• „Hey Eva" → sie fragt: merken oder erinnern? · „Merk dir das" → Sprachnotiz · „Spiel meine Erinnerungen" → Wiedergabe. Alles on-device (offline, ohne Cloud).
• Eva-Web: crm.offlinehumanmode.com/today · Android-App (Anruf-Recorder + immer-an Wake-Word + CRM): siehe Apps-Seite.

19. ⚡ Hands-Free-Screen — große Buttons für unterwegs

Für Situationen, in denen du keine Zeit zum Tippen hast — direkt nach dem Anruf, im Auto, beim Kunden vor Ort: Der Hands-Free-Screen zeigt 10 große Riesen-Buttons, jeder ruft einen bereits bewiesenen, bestehenden Flow auf. Confirm-first bleibt überall — nichts wird automatisch gespeichert, du bestätigst jeden Vorschlag.

1. Öffnen über ⚡ Erfassen in der unteren Schnellaktionsleiste (auf jedem Tab sichtbar) oder in der Werkzeuge-Kachel „⚡ Schnell erfassen" auf dem Heute-Tab.
2. Einen Button antippen — der Screen schließt sich automatisch und der jeweilige Flow startet.

Bild: 4 von 10 Kacheln — vollständige Liste unten

▶ Hands-Free-Screen öffnen

20. 📴 Offline arbeiten — im Zug, im Keller, beim Kunden

Das CRM arbeitet ohne Netz genauso weiter wie mit — für Kontakte, Aufgaben, Notizen, Termine, Verträge und Partner. Du musst nichts umschalten: Fällt das Netz weg, siehst du oben ein goldenes Band „📴 Offline — du siehst den Stand von …“ und kannst normal weiterlesen und weiterarbeiten.

Einmalig zustimmen — auf jedem Gerät

Beim ersten Offline-Moment fragt das CRM einmal: Darf dieses Gerät deine Daten lokal speichern? Der Dialog sagt genau, was gespeichert wird (verschlüsselt, lesbar nur nach deiner Anmeldung), was nie (Bankverbindungen, DSGVO-Löschvermerke, alle Finanzdaten) und wann gesendet wird. Deine Wahl gilt pro Gerät und ist jederzeit im Sync-Fenster (🟢/📴-Knopf oben) widerrufbar — der Widerruf löscht den lokalen Bestand vollständig.

Was du offline tun kannst

• Lesen: jede Kontaktakte, Aufgabe, Notiz und jeden Termin, den du vorher einmal mit Netz geöffnet hast.
• Ändern & anlegen: Kontakte bearbeiten und neue erfassen. Sie erscheinen sofort, mit dem Zeichen „⏳ ausstehend“ — das heißt: bei dir sichtbar, aber noch nicht gesendet.

Wieder online: der Sync

Sobald du wieder Netz hast, gehen deine Vormerkungen hinaus — auf Knopfdruck im Sync-Fenster, oder automatisch, wenn du dem Gerät zugestimmt hast. Das Ergebnis steht in einem Satz da: „3 gesendet, 1 Konflikt, 12 empfangen“. Hat in der Zwischenzeit jemand anderes dasselbe Feld geändert, wird nichts überschrieben: Der Konflikt wartet auf dich, du siehst beide Fassungen nebeneinander und entscheidest — die unterlegene wird dokumentiert, nie stillschweigend gelöscht.

⚠️ Was offline bewusst NICHT geht

Diese Dinge brauchen die Verbindung — nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil sie sonst unsicher wären:

• Finanzen (Rechnungen, Auszahlungen, Provisionen, Belege): laufen nur online. Eine gestern bezahlte Rechnung, die offline als offen erschiene, wäre gefährlicher als eine klare Ansage. Vier-Augen-Freigaben und Rechnungsnummern dürfen nie offline entstehen.
• Bankverbindungen und DSGVO-Löschvermerke: landen nie auf dem Gerät. Ein verlorenes Handy darf keine Kontodaten preisgeben.
• Löschen (auch DSGVO-Löschung): braucht das Server-Protokoll — eine offline vorgemerkte Löschung, die Tage später still ausgeführt würde, wäre ein Überraschungsverlust.
• KI-Entwürfe (aus Anruf/Notiz): entstehen auf dem Server, brauchen also Netz.
• Kalt-Start ohne Netz: Startest du die App neu, während du offline bist, musst du einmal dein Passwort eingeben — damit werden deine verschlüsselten lokalen Daten entsperrt. Ohne Passwort bleiben sie unlesbar (auch für einen Dieb).

21. Als App installieren & Widgets

1. Android (Chrome): CRM öffnen → Menü ⋮ → „App installieren / Zum Startbildschirm".
2. iPhone (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm".
3. Ab dann: Start vom Home-Icon, funktioniert auch offline (App-Hülle).
4. Native Android-App (in Vorbereitung): zusätzlich zur Web-App entsteht gerade eine echte native App (CRM + Anruf-Erkennung + Home-Widgets). Sobald sie öffentlich verfügbar ist, erscheint der Download auf der Apps-Seite — diese Anleitung ist schon jetzt vorbereitet.

📱 Home-Bildschirm-Widgets (native Android-App, in Vorbereitung)

Sobald die native App verfügbar ist, lassen sich zwei Widgets direkt auf den Home-Bildschirm legen — ohne die App zu öffnen:

1. Lange auf eine leere Stelle auf deinem Android-Home-Bildschirm drücken → „Widgets" → nach „ESI CRM" suchen.
2. „Heute"-Widget (2×1): zeigt live, wie viele offene Punkte heute anstehen — aktualisiert sich automatisch alle 30 Minuten. Antippen öffnet die App direkt im Heute-Tab.
3. „Schnell erfassen"-Widget (3×1): drei Buttons — 🎙️ Reden, 📸 Beleg, ✅ Aufgabe — jeder öffnet die App direkt im passenden Flow, ganz ohne erst die App suchen und aufklappen zu müssen.
4. Widget antippen und halten, dann auf den Home-Bildschirm ziehen — wie bei jedem anderen Android-Widget.

Bild: „Heute"- und „Schnell erfassen"-Widget nebeneinander auf dem Home-Bildschirm

▶ Alle Apps & Downloads

22. ⚠️ Was noch NICHT geht

Dieses Kapitel steht hier, weil ein Pilot häufiger an einer unausgesprochenen Erwartung scheitert als an einem Fehler. Was unten steht, ist keine Panne — es ist noch nicht gebaut. Wenn dir eines davon im Weg steht, sag es über 💬 Hilfe & Feedback; die Reihenfolge richtet sich danach, was euch wirklich aufhält.

Beim Geld

1. Das CRM bewegt kein Geld. Es rechnet Provisionen aus, schreibt Rechnungen und dokumentiert Auszahlungen — angewiesen wird jede Zahlung von einem Menschen in der Bank. Jede Zahl im Provisionsteil ist eine Dokumentation, keine Buchung.
2. Ein Vorschuss ohne zugrundeliegende Provision ist nicht abbildbar. Eine Auszahlung hängt fest an genau einer Provision — daran hängen die Vier-Augen-Freigabe und das Protokoll. Echte Vorschüsse „auf künftige Abschlüsse" brauchen eine eigene Entscheidung.
3. Keine Bankanbindung. Kontoumsätze werden importiert (Datei), nicht abgerufen.

Bei den Kontakten

1. Kein Empfehlungs-Link. „Registrierung via Ref-Link" lässt sich als Datenherkunft auswählen, aber es gibt noch keinen Link, über den sich jemand anmeldet und automatisch als dein Kontakt erscheint.
2. Keine Sammeleingabe in Tabellenform. Viele Kontakte auf einmal gehen über den CSV-/vCard-Import; der tabellarische Weg ohne Datei fehlt.
3. Keine eigenen Felder. Ein Administrator kann noch kein zusätzliches Feld anlegen, das dann bei jedem Kontakt der Firma erscheint.

Beim Aussehen und der Bedienung

1. Nur die dunkle Ansicht. Hell/dunkel und ein eigenes Firmen-Erscheinungsbild sind gemeldet und eingeplant, aber noch nicht gebaut.
2. Barrierefreiheit ist nicht geprüft. Screenreader und Tastaturbedienung sind nicht durchgemessen. Wer darauf angewiesen ist, sollte das vorher mit uns besprechen.

Bei den Rechten

1. Vertretung gilt nur für Kontakte. Eine Urlaubsvertretung öffnet die eigenen Kontakte des Vertretenen — nicht dessen Verträge, Rechnungen oder Provisionen. An allen anderen Stellen entscheidet die Rolle, nicht die Person.
2. Kein Löschen von Kooperationspartnern. Partner lassen sich anlegen und ändern, aber nicht entfernen — bewusst, weil Provisionshistorie daran hängt.

Was wir selbst noch nicht durchgeprüft haben

1. Die vollständige Vier-Augen-Kette einer Auszahlung (zwei verschiedene Freigeber, danach abrechnen) haben wir nicht in einem Durchgang selbst nachgestellt. Geprüft ist, dass die Konten richtig zählen. Wenn du den Weg im Pilotbetrieb gehst, sag uns bitte, was du siehst.
2. Verhalten unter Last ist nicht gemessen. Bei den Bestandsgrößen eines Makler-Büros erwarten wir keine Probleme, aber wir haben es nicht belegt.
3. Wiederherstellung nach einem Ausfall ist nicht belegt. Es gibt Sicherungen, aber kein durchgespieltes Wiederanlaufen. Wichtig für dich: exportiere deine Daten regelmäßig selbst (Team → 📤 Alle Daten exportieren) — das ist heute der verlässlichste Rettungsanker.

Grundsätze des Systems: Die KI schlägt vor — der Mensch entscheidet. Kein Geld wird bewegt, nichts wird automatisch ausgeliefert, Vier-Augen vor jeder Auszahlung, jede Firma strikt isoliert, quantensichere Verschlüsselung. · CRM · Demos · Impressum · Datenschutz